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Software de gerenciamento de fazendas

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O Red Wing Software oferece opções de contabilidade agrícola que podem ser usadas por amadores de fazendas.

Crescendo em uma fazenda grande e diversificada, nunca vi meu pai sentar-se à mesa para abrir um livro-razão ou registrar um único número. Ele manteve todos os seus registros financeiros em sua cabeça junto com uma calculadora mental que poderia superar até mesmo os chips de computador de hoje. Embora ele fosse um fazendeiro de sucesso em sua época, havia vários problemas com sua abordagem de negócios agrícolas. Ele sabia se estava ganhando ou perdendo dinheiro, mas não podia necessariamente dizer quanto ou de onde, entre as meia dúzia de empresas que administrava.

Uma vida inteira de experiência lhe disse que seus porcos carregariam os negócios da fazenda se os preços dos laticínios caíssem e vice-versa. Os registros financeiros de nossa fazenda consistiam em recibos de vendas e despesas que minha mãe retinha para a contabilidade anual dos impostos. Quando meu pai pediu dinheiro emprestado para comprar um terreno ou para necessidades de fluxo de caixa de curto prazo, foi em grande parte pela força de sua reputação, não por uma planilha financeira.

Farm Business Today
Os credores de hoje exigem mais. Tão importante quanto, um bom gerente de fazenda precisa de registros para tomar as melhores decisões possíveis e planejar o futuro. Quer você tenha 10 vacas ou 100, 1 acre de morangos ou 500 acres de plantações em linha, você precisa de dados e gerenciamento de negócios tanto quanto precisa saber o que alimentar um animal ou uma planta. Essa é uma das primeiras lições que um novo fazendeiro deve aprender, sugere Parker Forsell, organizador do programa Land Stewardship Project. A organização sem fins lucrativos, sediada em Minnesota, oferece um programa de treinamento para novos e futuros agricultores chamado Farm Beginnings. O programa é oferecido em vários estados do meio-oeste e no extremo leste de Nova York.

“Freqüentemente, precisamos fazer com que os participantes deixem de desejar aprender técnicas de produção e passem a definir metas, pensar em planos financeiros e de marketing e definir prioridades”, diz Forsell. “Nós os apresentamos a agricultores experientes que pensam em suas fazendas como negócios. Nós os apresentamos à manutenção de registros, mas não há como manter seus pés no fogo depois que terminarem o programa. ”

Brad e Leslea Hodgson são graduados em Farm Beginnings e operam uma fazenda de 100 acres perto da cidade de Fountain, Minnesota. A marcenaria de Brad Hodgson é um bom complemento para Root Prairie Galloways, seu crescente empreendimento de carne de pasto. Em nenhuma das empresas agrícolas o casal tem de manter os pés no fogo quando se trata de manutenção de registros financeiros.

“Tudo tem que ser economicamente viável”, diz Brad Hodgson. Quando ele e Leslea decidiram iniciar a empresa de carne bovina, foi natural recorrer ao QuickBooks, que ele já estava usando em sua marcenaria. “Acabei de definir a fazenda como uma nova empresa”, explica ele. “O programa tem parâmetros para diferentes categorias que estão bem adaptados à agropecuária. Ele categoriza todas as despesas normais automaticamente, gera relatórios de impostos e rastreia receitas e despesas para nossas várias empresas. ”

Mesmo que eles fossem novos na produção de carne, suas aulas de Farm Beginnings os ensinaram que precisavam de uma maneira de monitorar a produtividade animal individual. Assim como Brad Hodgson se sentia confortável com QuickBooks, Leslea Hodgson desenvolveu uma afinidade com planilhas usando o Microsoft Excel. Isso permitiu que ela se concentrasse nas áreas que queria rastrear, como a carne que comercializam no mercado dos fazendeiros, por meio de lojas da área e fora da fazenda.

“O Excel é totalmente flexível e o recurso de estoque é essencial para rastrear cortes de carne disponíveis para venda”, explica Leslea Hodgson. “Eu tenho uma planilha listando todos os animais que comercializamos por seu número de etiqueta com peso vivo, peso da carcaça e peso vestido. Usamos os dados para avaliação de produtividade e capacidade de corte. Também tenho planilhas para o rebanho reprodutor que incluem informações dos papéis de registro, histórico de reprodução e descendência. ”

Os Hodgsons usam as planilhas para tomar decisões de abate e reprodução. Nos últimos oito anos, o rebanho de vacas original foi substituído pela próxima geração. Novilhas que não têm qualidade para o rebanho doméstico ou para venda como reprodutoras são comercializadas diretamente para carne. Os bezerros touros são separados das novilhas e deixados intactos até cerca de 1 ano de idade, quando são avaliados como potenciais reprodutores.

“Em vez de castrar e implantar, aproveitamos os hormônios de crescimento natural e verificamos se eles têm potencial na fazenda ou à venda como touros de raça pura”, diz Brad Hodgson. “Ao fazer medições lineares em um ano, podemos extrapolar sua conformação em descendência potencial.”

Registros prontos para a fazenda
Enquanto os Hodgsons escolheram softwares separados para produção e análise financeira, outros pacotes estão disponíveis para fazer as duas coisas. A Red Wing Software oferece pacotes agrícolas que eles descrevem como “mais do que contábeis” há mais de 30 anos. Os clientes variam de amadores a operações agrícolas de estilo corporativo

“Com nosso software, você pode obter lucros por cabeça, alqueire ou libra, dependendo da commodity”, diz Matt Hiton, consultor de vendas agrícolas. “Oferecemos muito mais perspectiva de gerenciamento, como análise de produtividade.”

Uma das vantagens de um sistema comercial em relação ao design do seu próprio é o suporte disponível. O Red Wing oferece um ajudante "assistente" para configuração e uma central de atendimento gratuita para 12 pessoas, dedicada a responder às perguntas dos usuários. O assistente orienta o produtor por um processo de configuração que identifica commodities e todas as especificações do negócio. Quando terminar, o produtor terá um conjunto básico de contas que podem ser modificadas ou excluídas conforme necessário.

O custo inicial de US $ 995 do pacote inclui um ano de atendimento ao cliente com suporte telefônico ilimitado, bem como atualizações. As extensões do pacote de atendimento ao cliente custam US $ 379 anualmente, e Hiton diz que 85 a 90 por cento dos clientes da Red Wing estendem anualmente.

“Sempre há dúvidas ao configurar um sistema”, diz Hiton. “Do ponto de vista da gestão, as pessoas querem saber como aproveitar as vantagens das ferramentas de análise e obter atualizações. Temos clientes que estendem seu pacote de cuidados todos os anos por 25 anos. ”

Os clientes da Farm Files escolheram um terceiro caminho. Seja uma fazenda de morangos de 1/4 acre na Califórnia ou uma fazenda de gado no Kansas, eles compram um sistema dedicado de manutenção de registros agrícolas para ajudá-los a administrar seus negócios agrícolas, mas, como os Hodgsons, selecione Quick Books, Peachtree ou um dos muitos contadores pacotes para lidar com suas necessidades fiscais. Jon House, presidente da Farm Files, não vê razão para duplicar os sistemas de contabilidade que essas empresas gastaram milhões para desenvolver e atualizar.

Em vez disso, ele aconselha os clientes em potencial a se concentrarem em registros de produção e software de análise que atendam às suas necessidades. “A maioria dos pacotes disponíveis contém todos os itens essenciais, assim como os nossos”, diz ele. “A diferença é o quão intuitivos eles são e a rapidez com que você pode obter dados e análises.”

A chave, diz ele, é experimentar os programas. A maioria das empresas de software como a dele oferece aos clientes em potencial uma avaliação gratuita de duas semanas ou mais. “Você não será capaz de dizer a partir de um site o que é certo para você”, diz ele. “O que você precisa depende da sua situação.”

Este artigo apareceu originalmente na edição de setembro / outubro de 2010 da Hobby Farms.


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